La dématérialisation des documents comptables est un mécanisme qui consiste à digitaliser l’ensemble des documents d’un service comptable. Elle concerne l’intégralité de la procédure d’édition, de stockage et d’archivage des documents. Opter pour une dématérialisation de documents nécessite d’acquérir certaines connaissances au préalable, notamment sur son processus et ses implications.
De façon globale, la dématérialisation est le fait d’éliminer tous supports physiques ou matériels afin de les remplacer par des supports immatériels (numériques). D’une manière précise, dématérialiser un document consiste à le rendre numérique à partir d’un outil de traitement de l’information. Au final, la dématérialisation comptable est donc la digitalisation de tous les documents relevant du domaine de la comptabilité d’une entreprise. Par ailleurs, la dématérialisation renvoie à tout un processus. Elle ne se résume pas uniquement au seul fait de « scanner » les documents, mais s’étend jusqu’à la sauvegarde des documents édités au préalable.
Étant un processus de numérisation des documents, la dématérialisation nécessite des équipements électroniques, qui permettent de bien la réaliser. De nombreux logiciels ont été conçus pour mener à bien cette transformation. Il existe des logiciels spécifiques pour chaque élément de la dématérialisation : classement, édition et stockage.
Ces derniers sont trouvables en mode Saas ou sur un serveur local dédié. Leur rôle est de permettre à tous les associés et personnels d’une entreprise d’accéder aux documents sous conditions de certaines règles définies à l’avance. Ainsi, le logiciel de dématérialisation sert donc à sécuriser les documents comptables, à les classer et les stocker digitalement.
Les principaux services généralement offerts par un logiciel de dématérialisation sont entre autres : le stockage des documents en plusieurs versions (Word, PDF, etc.) ; la mise en index des documents ; l’effacement définitif d’un document. Le logiciel peut aussi aider à rechercher un texte intégral ou full-text, à modifier des documents et à modifier automatiquement des données (LAD, ORC).
La récupération automatique des données lors d’une dématérialisation comptable peut se faire à l’aide de deux technologies qui s’utilisent en parallèle : LAD et ORC.
La LAD (lecture automatique des documents) s’utilise non seulement pour la lecture du document, mais aussi pour la récupération automatique des données pendant la numérisation.
Quant à l’ORC (reconnaissance optique de caractère), aussi appelé vidéocodage, le fonctionnement se fait de cette façon : pendant le scan d’un document, un fichier texte est créé. Cela permet de récupérer des données.
La facture électronique est une constituante de la dématérialisation des documents comptables. Elle est juridiquement encadrée par l’État. Ce dernier impose à toutes les entreprises l’utilisation de factures électroniques pour les marchés publics. Ladite obligation est progressivement respectée. Depuis le 1er janvier 2020, elle s’étend à toutes les entreprises publiques.
Cependant, elle ne se limite pas là, car il est prévu qu’entre 2023 et 2025, la facture électronique sera obligatoire dans le secteur privé. Cela concerne les entreprises assujetties à la TVA. Le projet de l’Etat est de conformer les entrepreneurs privés et publics à la réalisation des factures électroniques.
Cette dématérialisation des factures va permettre d’alléger les déclarations de TVA. Ceci grâce à un mécanisme de pré-remplissage en ligne. Elle permettra aussi de diminuer les délais d’acquittement de la facture et de diminuer les coûts d’élaboration des factures. Toutefois, il faut savoir que toute facture électronique ayant une valeur légale doit respecter certaines normes décrites dans l’article 289 du Code Général des impôts.
Ces normes sont entre autres : avoir certaines mentions légales obligatoires (les mêmes que sur une facture papier) et pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques.
La signature électronique est une solution idéale pour garantir l’authenticité des factures électroniques et pour leur donner le caractère fiscal. Tout comme la signature physique, celle électronique est un acte qui justifie l’intégrité d’une facture électronique et l’authenticité de l’auteur. L’appareil qui permet d’effectuer ce type de signature est délivré par un prestataire de service nommé tiers certificateur.
Plusieurs autres moyens qui garantissent l’authenticité d’une facture existent. Il s’agit par exemple de l’EDI fiscal (Échange de données informatisées ou piste d’Audit Fiable.)
En résumé, la facturation électronique offre plusieurs privilèges. Elle permet de rendre les déclarations de TVA plus simples ; de réduire le temps imparti pour le paiement ; et de diminuer les dépenses liées à l’impression des factures. Ce qui amoindrit les possibilités de fraudes en rendant la collecte des TVA automatique.
L’entreprise qui dématérialise ses documents comptables bénéficie de nombreux avantages. Cela est un privilège pour le service de comptabilité, car la dématérialisation lui permet de réaliser des tâches précises et minutieusement planifiées. Ces tâches peuvent être : le stockage d’informations comptables à l’aide d’un logiciel de gestion ; le classement des factures ; l’établissement des déclarations TVA.
Il y a donc ainsi facilitation des tâches : les informations sont facilement accessibles sur un fichier, plus de saisie et de classement des documents papiers.
L’élimination de la paperasse permet d’économiser considérablement du temps. Ce qui donne la possibilité aux travailleurs de vite travailler et de produire une forte valeur ajoutée. Grâce à la dématérialisation, des erreurs de saisie pouvant gâcher l’image de l’entreprise sont réduites et presque inexistantes. Le temps gagné par l’entreprise pourra servir à la réalisation d’autres tâches spécifiques.
En dehors du temps que gagne l’entreprise grâce à la dématérialisation, il y a également un important bénéfice économique. Ceci parce que les frais d’achat des papiers sont conservés. De même que les frais d’impressions, car cette activité est largement réduite. Par conséquent, le budget de fonctionnement de l’entreprise est carrément réduit. Ce qui représente une politique infaillible de développement à long terme.
Au final, la dématérialisation des documents est un processus révolutionnaire dans une entreprise. Elle permet à cette dernière de mieux s’organiser en la débarrassant des supports papier qui sont parfois encombrant. Opter pour la dématérialisation, c’est aussi opter pour la rapidité dans le travail, la simplicité, la productivité, la transparence et la bonne communication avec les associés et les clients de l’entreprise. Grâce à ce processus, plus besoin de passer des heures à archiver les documents ou à les protéger, plus besoin d’attendre longtemps pour régler une facture ou la concevoir.
Crédit image @freepik.com
