DSN, cotisations sociales, calculs des congés, primes…, la gestion des feuilles de paie est une activité chronophage et non-rémunératrice pour le chef d’entreprise, et le cas échéant, un gestionnaire de paie coûte cher. La législation et les règlementations qui les régissent évoluent sans cesse, ce qui implique une veille documentaire constante pour rester dans le cadre législatif en vigueur.
Il peut s’avérer judicieux de confier cette tâche administrative à des experts-comptables qui se tiennent toujours au fait des réformes et actualités dans ce domaine.
Des plateformes comme gerersapaye.fr ont élaboré des outils aux interfaces simples et intuitives. Grâce à une simple connexion internet par ordinateur de bureau, il est désormais à la portée de tous de saisir les informations nécessaires pour l’édition des feuilles de paie. Il suffit d’entrer les données relatives à chaque salarié et d’imprimer. Absences, primes, heures effectuées, acomptes éventuels sont immédiatement intégrés au calcul de la paie. Les salaires peuvent également être déterminés au cas par cas : mensualisation, temps plein ou partiel, etc. Et toujours selon les règles des conventions particulières.
Externaliser la paie c’est aussi supprimer les erreurs qui pourraient être commises par inadvertance ou méconnaissance de nouvelles normes.
Les données sont entièrement sécurisées. Le compte est protégé par la double authentification et les changements de taux et normes en vigueur sont mis à jour dès leur mise en application par les pouvoirs publics. La plateforme est accessible à toute heure du jour et de la nuit en toute autonomie. L’entreprise n’a plus à se soucier de la maintenance informatique. Les évolutions sont prises en charge par l’éditeur du site, qui assure également la sauvegarde des données. Tous les documents nécessaires aux ressources humaines sont archivés et consultables à tout moment. L’impression de l’un d’entre eux s’effectue d’un simple clic.
Le salarié en charge de l’édition des feuilles de paie représente un poste de dépense assez conséquent tout au long de l’année. Mais ça n’est pas le seul ! Le logiciel de gestion de paie aussi a un coût annuel non-négligeable ; déjà à l’achat, mais aussi par la formation nécessaire à sa prise en main. Le chargé de RH doit se tenir constamment informé des évolutions du programme utilisé et des changements de taux de cotisations, de la suppression ou de l’ajout d’une ou plusieurs de celles-ci.
La maintenance et le paramétrage des ordinateurs sont également des activités qui demandent soit du temps soit l’intervention d’informaticiens extérieurs. Les bugs informatiques, sources de stress au moment du versement des salaires, ont également des conséquences financières tout comme l’obsolescence des ordinateurs de bureau.
Les experts-comptables maîtrisent ces dépenses grâce au volume de paies qu’ils gèrent. De fait, la production unitaire d’une feuille de paie leur coûte moins cher qu’aux sociétés qu’ils accompagnent. C’est ce qu’on appelle l’échelle de marché.
Le chef d’entreprise est libéré par l’externalisation. Il peut accorder tout son temps à l’amélioration de ses outils de production.
Pour les PME, l’absentéisme est un véritable fléau et le phénomène prend encore de l’ampleur depuis la pandémie de COVID. Les salariés se font arrêter de plus en plus, plus fréquemment, mais aussi plus longtemps. Gras Savoye Willis Watson réalise chaque année une étude sur ce thème en France. Les entreprises doivent faire face à 20 % d’absences en plus en 2020 qui ne sont pas majoritairement en lien avec la propagation du virus.
En externalisant la paie, les TPE-PME éviteront de subir les arrêts maladie éventuels du gestionnaire de paie, mais bénéficieront également de prestations telles que les audits RH, outil indispensable à une bonne conduite de la gestion humaine. L’audit permet au chef d’entreprise de bénéficier d’une analyse fine des comportements des salariés, de leurs compétences et vécus au travail. C’est une véritable mine d’informations pour choisir les actions à envisager pour augmenter la productivité de sa société.
L’efficacité sera également accrue, car le prestataire choisi sera en mesure d’établir tous les documents en lien avec les ressources humaines en respectant les normes en vigueur. Le chef d’entreprise est assuré que les déclarations uniques d’embauches, les contrats de travail, par exemple, seront rédigés selon les cadre législatif et juridique actifs au moment de la signature.
Chaque secteur d’activité est spécifique en matière de ressources humaines. Les professionnels de la restauration ou de l’hôtellerie ne rémunèrent pas leurs employés comme les entrepreneurs du bâtiment ou des transports. Un prestataire, tel qu’agc-perspectives.fr, est au fait des différences de traitement de la paie et garantit l’édition de documents sans erreurs.
Un service des ressources humaines organisé et fiable renvoie une image de marque positive aux collaborateurs. Dès l’embauche, le contrat de travail est prêt une fois l’identité vérifiée, le numéro de sécurité sociale et le relevé d’identité bancaire entrés. Le chef d’entreprise saisit également l’échelon et le taux horaire de rémunération retenu. L’externalisation de la paie permet d’optimiser l’accueil d’un nouveau salarié, élément clé d’une intégration réussie.
Dans le cas contraire, le salarié quitte l’entreprise, serein. L’attestation Pôle Emploi et le solde de tous comptes peuvent lui être remis immédiatement après saisie des modalités de la fin de contrat : démission, rupture conventionnelle, licenciement économique etc.
Lors des absences, des outils sont également disponibles pour gérer l’édition des arrêts maladie, mais aussi des accidents du travail et les indemnités journalières de sécurité sociale.
La réalisation de ces opérations rapidement et sans erreur permet à l’entreprise de bénéficier d’un ressenti favorable dans la gestion des besoins administratifs des personnels ; ressenti, qui améliore l’image de marque de la société sur le plan humain.
En se connectant à Internet avec n’importe quel ordinateur de bureau, l’espace personnel est accessible 7 jours/7 grâce à un serveur qui héberge les données de chaque dossier. L’inscription est gratuite et n’engage en rien. Dès le contrat signé, des identifiants de connexion sont attribués pour sécuriser l’espace personnel. L’entreprise est identifiée après saisie des informations légales : SIRET, convention collective, adresse, gérant…
Ces données servent à paramétrer les modalités de calcul de la paie et l’édition de tous les documents qui pourraient être utiles.
Pour chaque salarié, il faut renseigner ses conditions d’embauche : salaire, temps de travail… Chaque mois, il suffit de solliciter l’application pour visualiser les feuilles de paie avant édition, cela permet, le cas échéant, de ne pas oublier les heures supplémentaires ou la prime de fin d’année, par exemple.
Les déclarations périodiques sont également éditables depuis un PC en toute simplicité.
Selon les abonnements choisis, des services en conseil RH peuvent aussi être proposés pour accompagner les chefs d’entreprise lors de procédures délicates comme un licenciement, la négociation d’un contrat d’intéressement ou les élections des représentants du personnel.
Externaliser la paie est une solution permettant aux TPE et PME de toujours avoir à disposition des feuilles de paie et des déclarations à jour en matière de rubriques et de taux applicables. Les documents sont garantis sans erreur et accessibles depuis n’importe où et à n’importe quel moment. Le chef d’entreprise garde la totale liberté de ses décisions RH et peut renoncer à l’externalisation à tout moment, sans frais.
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