Pour optimiser la gestion de votre activité, vous avez besoin d’indicateurs clefs qui vous serviront à suivre son évolution et à prendre des décisions. L’utilisation de tableaux de bord régulièrement mis à jour est essentielle : découvrez pourquoi et comment les mettre en place.
Le tableau de bord est un outil de suivi et de pilotage des performances qui vous permet d'obtenir une vision globale de l'entreprise. Il synthétise les points que vous aurez choisis et qui sont importants dans votre activité, il poursuit un double objectif : prévenir les difficultés et vous aider à mettre en place des actions correctrices en cas d’alerte.
Une fois votre entreprise lancée, vous tentez de respecter les équilibres financiers définis avant sa création dans votre business plan. Cependant, il peut arriver que vos prévisions ne correspondent pas tout à fait à la réalité : les ventes ne décollent pas aussi vite que prévu et les charges d'exploitation s'accumulent de manière inquiétante…
Il faut donc mettre à jour ces prévisions en prenant en compte les données réelles de l'entreprise et ce pour éviter les mauvaises surprises, particulièrement au niveau de la trésorerie. C’est à ce moment-là que les tableaux de bord de gestion vous seront utiles. Ils vous permettront de réaliser et d’actualiser vos prévisions financières, essentielles pour :
Fixer des objectifs réalistes en termes de chiffre d'affaires. Anticiper une augmentation des charges, le lancement d’une nouvelle activité, le recrutement d’un nouveau collaborateur ou des problèmes de trésorerie. De négocier auprès de la banque un découvert ou d’autres solutions financières à court terme. D’obtenir une levée de fonds auprès des investisseurs et de stabiliser les performances de l’entreprise.
Le tableau de bord repose sur la création d'objectifs quantifiés et pertinents. Il faut donc en premier lieu trouver les indicateurs clefs adaptées à votre entreprise et établir des objectifs en fonction de ces derniers.
Il existe 4 catégories d'indicateurs à utiliser en fonction de l'activité de l'entreprise :
Des indicateurs économiques qui mesurent les résultats et les coûts, des indicateurs physiques qui mesurent la qualité des produits et la logistique etc. Des indicateurs humains qui relèvent la performance des salariés productifs (consultants, ouvriers, etc.), enfin les indicateurs de suivi de projets qui montrent l'avancée d'un projet.
C’est à vous de choisir ces indicateurs pour vos tableaux de bord de gestion en fonction de ce que vous souhaitez mesurer.
Les prévisions financières que vous avez réalisées en amont de la création de votre entreprise encadrent et posent les repères pour la suite.
Faites confiance à vos hommes de terrain et n’imposez pas vos idées pour réaliser les tableaux de bord. Une collaboration avec les personnes qui opèrent sur le terrain telles que les techniciens ou les commerciaux, est recommandée pour que celles-ci acceptent et utilisent cet outil naturellement.
Dès la création, n’hésitez pas à impliquer les différents corps de métier en petits groupes par exemple, pour concevoir le tableau de bord. Cela vous permettra d’avoir des informations pertinentes et plus proches de la réalité tout évitant les désagréments tels que le trop-plein ou l’absence d’informations. Veillez à ce que la compilation de toutes les données ainsi récoltées soit facile pour la lecture et la prise de décisions.
Le tableau de bord permet de visualiser les écarts entre les prévisions et le niveau d'activité réel de votre entreprise.
Vous devez donc, dans un premier temps, faire une analyse de ces écarts afin de déterminer les raisons pour lesquelles ces écarts existent entre le niveau d'activité de votre entreprise et vos objectifs.
On s’interrogera sur la pertinence des objectifs en regard de l’environnement dans lequel évolue l’entreprise : sont-ils trop élevés. Existe-t-il des problèmes récents en interne ou la conjoncture est-elle mauvaise ?
Pour les entreprises de création récente qui ne possèdent pas encore d'historique, l'analyse hebdomadaire ou mensuelle des écarts permet de mieux en cerner l'évolution et de présenter des objectifs précis et réalistes.
Suite à cette analyse, vous pourrez mettre en œuvre des actions correctrices visant à améliorer les performances de votre entreprise et remédier aux problèmes de résultats.
Grâce au tableau de bord de gestion, vous aurez une vision précise poste par poste qui vous permettra de vérifier si les objectifs préalablement fixés ont été tenus ou non.
Dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints, il faut d’abord en comprendre les raisons : est-ce dû à un manque d'effort commercial ? Existe-t-il un nouveau concurrent ? L’un de vos prestataires a augmenté ses tarifs ? etc. Ensuite il convient de trouver les meilleures solutions pour y remédier : lancement d'une action de communication, diminution des stocks, changement du mode de transport, etc.
Vous pouvez faire appel à un expert-comptable qui peut vous assister dans la mise en place de votre contrôle de gestion. La liste des experts-comptables est accessible sur le site du Conseil Supérieur de l'Ordre. Il existe également des associations agréées (AA) et centres de gestion agréés (CGA) dont la mission consiste à assister le chef d'entreprise dans sa gestion. Enfin les organismes d'accompagnement et de suivi de jeunes entreprises qui opèrent localement.
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