Toute entreprise, dès sa création, génère une multitude de documents comptables, documents fiscaux, documents sociaux, ainsi que des documents commerciaux et documents civils. La loi impose une obligation légale de conservation légale de ces documents, mais la durée de conservation varie considérablement en fonction de leur nature et de leur importance.
Le Code Général des Impôts (CGI) est le principal texte de loi qui régit la conservation légale des documents comptables et documents fiscaux. La durée de conservation imposée par le CGI peut aller de quelques années à une décennie, soulignant l'importance cruciale de la conformité avec ces réglementations. Ne pas respecter ces obligations peut entraîner des sanctions financières significatives. Pour une gestion optimale de vos obligations fiscales, faites appel à un expert-comptable qui vous accompagnera lors d'un éventuel contrôle fiscal entreprise.
Les documents comptables, tels que les livres comptables, sont soumis à une durée de conservation minimale de 10 ans, conformément au CGI. Le point de départ de cette période de 10 ans varie selon la nature du document. Pour les livres comptables, elle débute à la date de leur clôture. En revanche, pour les bilans, comptes de résultats et leurs annexes, le délai commence à la clôture de l'exercice comptable. Pour bénéficier d'un accompagnement dans la gestion de votre comptabilité, Perspectives, votre expert comptable au Mans, vous propose une gamme complète de services.
La justification de cette obligation légale de conservation légale réside dans le rôle crucial que ces documents peuvent jouer en tant que preuves lors de litiges ou d'actions en justice. Ils permettent de justifier des opérations financières, de retracer l'historique des transactions et de se prémunir contre d'éventuelles contestations.
Le non-respect de cette durée de conservation peut entraîner une amende de 5 000 euros, conformément à l'article 1734 du CGI. Cette sanction est similaire à celle encourue en cas d'absence de documents comptables, soulignant l'importance d'une gestion rigoureuse et d'un archivage approprié. N'hésitez pas à contacter un expert-comptable pour vous aider dans vos déclarations fiscales.
Heureusement, la durée de conservation de 10 ans ne s'applique pas à tous les types de documents. Les règles varient en fonction de la nature du document. Voici un aperçu des principales catégories :
Les documents fiscaux, tels que la déclaration d’impôt, les documents relatifs au régime d'imposition (BA, BNC ou BIC), la déclaration de TVA et la cotisation foncière, doivent être conservés pendant une durée de conservation minimale de 6 ans. Cette période permet à l'administration fiscale d'effectuer des contrôles et de vérifier la conformité des déclarations.
La durée de conservation des documents sociaux est variable. Les documents relatifs aux charges sociales, au nombre de jours travaillés et aux taxes salariales doivent être conservés pendant au moins 3 ans. Les bulletins de paie, les contrats de travail, les primes, les salaires, les soldes de tout compte, le registre unique du personnel, les mises en demeure et les documents liés à l'inspection du travail doivent être conservés pendant 5 ans. Pour une gestion optimisée de vos bulletins de paie et de vos charges mensuelles, rapprochez-vous d'un expert comptable.
Les documents relatifs aux accidents du travail doivent être conservés pendant une période encore plus longue, soit 10 ans. Cette durée est alignée sur le délai de prescription des actions en justice liées aux accidents du travail.
La durée de conservation des documents commerciaux et documents civils varie de 2 à 10 ans. Les contrats d’assurances doivent être conservés pendant au moins 2 ans. Les déclarations de douane pendant 3 ans. Les contrats relatifs à un échange commercial (transport de marchandises, par exemple) pendant 5 ans. Les contrats électroniques portant sur un échange commercial de plus de 120 € doivent être conservés pendant 10 ans.
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