L’organisation et la gestion du temps sont des éléments cruciaux pour le succès d’une entreprise. En tant que dirigeant, vous devez faire preuve d’efficacité au quotidien. L'agence comptable Perspectives, située au Mans, vous propose six conseils simples et pratiques pour mieux gérer votre temps.
Pour être efficace, votre environnement professionnel doit être propice, pratique et accessible à tout moment. Un bureau bien organisé, tant physiquement que virtuellement, vous permet de gagner du temps et de réduire le stress. Classez et rangez vos dossiers et documents professionnels (devis, factures clients/fournisseurs, etc.) dans des emplacements dédiés. Même si vous n’êtes pas à 100 % “zéro papier”, votre espace de travail virtuel (ordinateur, tablette, boîtes emails, etc.) doit être également propre et trié. Mettez en évidence les éléments qui vous seront utiles en les organisant par ordre de priorité. Il est également recommandé de sauvegarder vos documents professionnels sur un disque dur externe ou sur le Cloud pour une meilleure mobilité et sécurité.
Le temps est une ressource précieuse. Planifiez vos actions et priorisez vos tâches pour maximiser votre productivité. Utilisez une "to do list" pour suivre l’état d’avancement de vos tâches réalisées et à venir. Découpez votre semaine de manière stratégique et identifiez les meilleurs créneaux de production. Par exemple, les mardis et jeudis peuvent être consacrés au développement commercial, tandis que les mercredis sont souvent moins propices aux rendez-vous en raison de la disponibilité réduite des clients ou fournisseurs. Prévoyez des créneaux pour les imprévus dans la semaine ou même dans la journée. Fixez-vous des tâches prioritaires et réalisez-les sans vous laisser distraire. Ce ne sont que des généralités, vous vous adapterez en fonction des pratiques de votre secteur d’activité.
Gérer plusieurs dossiers en même temps peut entraîner des erreurs et nuire à votre efficacité. Pour réaliser un travail de qualité, traitez un sujet à la fois. Dans votre vie professionnelle précédente, vous aviez peut-être un assistant, une équipe, des collaborateurs à vos côtés. Aujourd’hui, en tant que dirigeant, vous devez mener de front plusieurs sujets hétérogènes, des interlocuteurs variés (clients, fournisseurs, partenaires, etc.), et parfois tout en même temps. Pour réaliser un travail de qualité, traitez un sujet à la fois, vous gagnerez en efficacité. Vous pouvez bloquer des créneaux d’environ deux heures pour chaque activité. Votre "to do list" sera très précieuse pour notifier vos actions à réaliser et les tâches de chacun si vous êtes plusieurs associés.
Le stress de l’entrepreneur est souvent sous-estimé. Veillez à votre bien-être pour maintenir votre efficacité. On dit souvent qu’en devenant entrepreneur, on ne compte plus ses heures, et que les congés se font rares dans la pratique. Vous trouvez souvent des articles de presse sur le stress du salarié, mais rarement sur celui de l’entrepreneur. Alors que vous devez assurer votre activité, payer vos charges, vos salariés, gérer les relations humaines et les insatisfactions clients, des sources de stress incommensurable pour une seule personne. Veillez à vous déconnecter lorsque vous êtes de repos. Il est primordial de prendre du temps pour soi. Votre capital santé est essentiel pour développer vos activités professionnelles et personnelles. Pensez également à aménager un espace détente près de votre bureau, c’est vital.
Apprenez à déléguer certaines tâches pour éviter d’être débordé. À tout mener de front, vous risquez d’être vite débordé par les événements. Il va falloir apprendre à déléguer certaines tâches. Pour certains dirigeants, c’est difficile, pour d’autres, très compliqué. Apprenez à faire confiance à vos collaborateurs, car l’objectif est de vous dégager du temps pour développer ce qui est rémunérateur pour l’entreprise. Attention, le fait de confier une tâche à une autre personne ne remet pas en cause son importance, mais permet de vous recentrer sur les priorités de l’entreprise et d’affecter la meilleure personne pour réaliser cette tâche.
Lorsque vous démarrez votre business, vous serez tenté d'accepter tous types de contrats. Simplement parce qu'il est difficile, dans une phase de lancement, de refuser des clients et renoncer à du chiffre d'affaires. Cependant, il est parfois salvateur de savoir dire "non". Notamment si la prestation demandée vous met en difficulté, soit pour des raisons techniques, soit par manque de ressources ou de compétences au sein de votre entreprise. Il faudra alors expliquer à votre client que sa requête ne répond pas aux priorités de votre entreprise.
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